نحوه‌ی ارسال ایمیل به اساتید خارجی جهت اپلای دانشگاه

مجله موفقیت ایلیاد - یکی از بهترین شیوه‌ها جهت برقراری ارتباط با اساتید برای دانشجویان متقاضی ادامه تحصیل در خارج از کشور استفاده از ایمیل می‌باشد. رعایت برخی اصول، قواعد و استانداردهای تعیین شده در ارسال ایمیل به اساتید بدین جهت که می‌تواند شانس متقاضی را برای دریافت پذیرش از دانشگاه مورد نظر و حتی اخذ بورسیه افزایش دهد از اهمیت بسیاری برخوردار است.

پروسه‌ی کلی جهت تحصیل در مقطع تحصیلات تکمیلی ( فوق لیسانس، دکترا، ..) در دانشگاه‌های خارجی بدین صورت است که در ابتدا برای جلب نظر استاد راهنمای مورد نظر برای دریافت اپلای پروپوزال خود را در اختیار وی قرار می‌دهند. ارسال ایمیل برای این منظور روش مناسبی به نظر می‌رسد. مکاتبه با اساتید به عنوان اولین قدم جهت آشنایی با رزومه‌ی تحصیلی، توانمندی‌ها و مهارت‌های متقاضی صورت می‌گیرد و در قدم بعد میزان علاقه‌مندی و انگیزه‌ی شما جهت رسیدن به اهداف تحصیلی‌تان مشخص می‌شود.
ارسال ایمیل از موثرترین و آسان‌ترین شیوه‌های بیان درخواست به اساتید خارجی است و طبق آمار افرادی که بدین طریق موفق به برقراری ارتباط با اساتید می‌شوند علاوه بر اینکه از شانس بیشتری برای دریافت پذیرش از دانشگاه مورد نظر خود برخوردار می‌شوند می‌توانند از حمایت اساتید جهت بهره‌مندی از کمک هزینه‌های تحصیلی و بورسیه‌ها نیز برخوردار شوند.

بدین منظور در اولین گام می‌توانید از طریق گوگل نام دانشگاه یا فیلد مورد علاقه خود را سرچ و بر این اساس استاد مورد نظر را بیاید. جستجو در سایت دانشگاه مورد نظر یا استفاده از شبکه‌های اجتماعی از دیگر روش‌های جستجو می‌باشد. اما نکته‌ی قابل توجه در ارسال ایمیل شناسایی نیازهای دانشگاه مقصد می‌باشد. توجه داشته باشید که آیا موضوع انتخابی شما در دانشگاه مورد نظر Reaserch Interest دارد یا خیر. ( استاد راهنمایی که در حوزه‌ی تحقیقاتی مورد نظر شما مهارت دارد و می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند). ایمیل ارسالی باید به گونه‌ای نمایانگر آشنایی و درک شما از حیطه‌ی پژوهشی و زمینه‌ی فعالیت استاد مورد نظر باشد، لازم است به تحقیقات و فعالیت‌های پژوهشی وی مستیماً اشاره کنید و این کار مستلزم آشنایی و مطالعه‌ی مقالات نوشته شده توسط وی می‌باشد. بدین ترتیب علاقه‌مندی خود به حیطه‌ی کاری وی را نشان داده و او را به پاسخگویی به ایمیل خود ترغیب می‌کنید.
پس از ارسال ایمیل در صورت پاسخگویی در صورتی که با درخواست متقاضی موافقت نشود دانشجو باید استاد دیگری را انتخاب و با وی مکاتبه نماید. در شرایطی از دانشجو درخواست ارسال اطلاعات بیشتر می‌شود این حالت بدین معناست که رزومه‌ی آکادمیک فرد مورد توجه استاد مورد نظر قرار گرفته  است و وی قصد کسب اطلاعات بیشتری از شما دارد. اما بهترین شرایط درخواست مصاحبه با دانشجو است که بدین معناست که استاد شما را پذیرفته و قصد مصاحبه آنلاین با شما را دارد، این بهترین پاسخی است که می‌توان از سمت استاد دریافت کرد!

متن ایمیل ارسالی مستلزم برخورداری از ساختار و اصول خاصی است که در صورت برخورداری از استانداردهای لازم شانس متقاضی در پذیرش از سمت استاد و دانشگاه بالاتر خواهد رفت.
بطور کلی متن یک ایمیل به ۳ بخش تقسیم می‌شود:

بخش اول یا مقدمه‌ی ایمیل به خلاصه‌ای در رابطه با خود ( مقالات نوشته شده مرتبط با موضوع انتخابی یا دستاوردهای مهم )، نام و نام خانوادگی، ملیت، سوابق تحصیلی، نام رشته، نام دانشگاه، GPA مدرک و ... اختصاص می‌یابد. در صورتی که دانشگاه محل تحصیل شما جزو دانشگاه‌های برتر ایران است می‌توانید برای اثبات گفتار خود لینگ سایت رنکینگ دانشگاه را ارسال نمایید. پس از آن در این بخش می‌توانید به صحبت درباره‌ی تز خود پرداخته و اگر در دوره‌ای تخصصی شرکت کرده و یا تاکنون ثبت اختراع داشته‌اید به صورت خلاصه به آن بپردازید.
این نکته را بخاطر بسپارید انتخاب عنوان برای ایمیل ارسالی از نکات مهمی است که باید مورد توجه قرار بگیرد در واقع باید به گونه‌ای باشد که گیرنده را برای باز کردن  ایمیل ترغیب کند و این لزوماً به معنای استفاده از جمله‌ای کامل و طولانی نمی‌باشد. متنی کوتاه و جذاب می‌تواند برای این منظور مناسب باشد.

پاراگراف دوم ایمیل به حوزه‌ی تحقیقاتی استاد مورد نظر اختصاص دارد. در این قسمت لازم است پس از مطالعه‌ی وب سایت استاد و بررسی تألیفات و پژوهش‌های وی به بیان دلایل ارتباط و هم راستا بودن پژوهش‌ها و تحقیقات وی با اهداف و مقالات خود بپردازید. در ادامه کمی تخصصی‌تر درباره‌ی علت ارتباط پروژه خود با ریسرچ اینترست استاد و دلیل انتخاب وی صحبت کنید. می‌توانید از طریق وب سایت Google Scholar جهت ایجاد ارتباط بین پیشینه‌ی مطالعات خود با پژوهش‌های استاد مورد نظر، تحقیقات وی را جستجو و مورد بررسی و مطالعه قرار دهید، بدین ترتیب مکاتبات شما از جذابیت کافی برای جلب توجه استاد برخوردار خواهند شد.

در بخش انتهایی اشتیاق و علاقه خود جهت همکاری با وی را اعلام و علت انتخاب ایشان و هدف از انتخاب این موضوع را بیان کنید. در نهایت مراتب احترام را به جا آورده و ضمن تشکر اگر مدرکی را به ایمیل خود پیوست کرده‌اید در این بخش اعلام کرده تا استاد فایل آن را دانلود و مشاهده نماید.

ـ لحن نگارش باید محترمانه، رسمی و به عبارتی formal باشد.
ـ توجه کنید مکاتبات رسمی با عبارت Dear آغاز می‌شوند.
ـ برای خطاب به استاد از عبارت Dr یا  professor استفاده کنید.
ـ دقت کنید متن ایمیل طولانی و بیش از ۳۰۰ کلمه نباشد.
ـ ایمیل خود را در طی روزهای کاری هفته و ترجیحاً صبح به وقت کشور مقصد ارسال کنید.
ـ حداقل ۲ ماه پیش از ددلاین دانشگاه‌ها برای برقراری ارتباط با اساتید اقدام کنید.
ـ در صورت برخورداری از رزومه‌ی قوی آن را در انتهای ایمیل به متن پیوست کنید.
ـ متن  ایمیل باید بدون تعارف و به دور از هرگونه احساسات بیان شود.
ـ ایمیل ارسالی باید کوتاه و تنها دربردارنده‌ی نکات مهم و اصلی باشد.
ـ اطلاعات و توضیحات نوشته شده باید براساس واقعیت باشد.
ـ هم زمان به اساتید مختلف یک دانشگاه ایمیل نزنید مگر اینکه یکی از اساتید این را از شما خواسته باشد.
ـ در صورتی که در دانشگاه مقصد اساتید ایرانی در حال تدریس هستند که با ریسرچ اینترست شما هماهنگی دارند بهتر است با آن‌ها مکاتبه کنید، این کار می‌تواند شانس شما را افزایش دهد.
ـ می‌توانید پیش از ارسال ایمیل افزونه‌ی mailtracker در جی میل یا یاهو را فعال کنید. این افزونه شما را از باز شدن ایمیل‌تان توسط مخاطب مطلع خواهد کرد.