توصیه نامه تحصیلی چه اهمیتی در پروسه‌ی اپلای دارد؟

مجله موفقیت ایلیاد - توصیه نامه یا ریکامندیشن لتر سندی است رسمی که فرد متخصص در زمینه‌ای خاص نظیر اساتید دانشگاه، مدیران و .. در رابطه با نحوه‌ی عملکرد تحصیلی، شخصیت علمی و مهارت‌های متقاضی می‌نویسد. در واقع می‌توان گفت توصیه نامه دیدگاه فردی با تجربه در رابطه با سوابق تحصیلی متقاضی و به نوعی سند اثبات لیاقت و توانایی‌های وی می‌باشد و به دانشگاه جهت ارزیابی و شناسایی متقاضی و در نهایت پذیرش یا عدم پذیرش آن کمک می‌کند. توصیه نامه از جمله مدارک مهمی است که در صورت نگارش صحیح می‌تواند سکوی پرتاب خوبی برای اخذ پذیرش و حتی بورسیه تحصیلی به شمار رود.
بهره مندی از یک رزومه‌ی قوی و قابل توجه در اخذ پذیرش تحصیلی از دانشگاه مورد نظر از اهمیت بسیاری برخوردار است، توصیه نامه تحصیلی نیز نوعی اعتبار برای فرد متقاضی به شمار می‌رود که از این طریق می‌تواند مهارت‌ها، خلاقیت، توانایی و قابلیت‌های فرد را به خوبی منعکس کند، در واقع این سند بیانگر ضمانت استاد از فعالیت‌های فردی و علمی دانشجو می‌باشد و اعتبار متقاضی را بالا می‌برد. در شرایطی که متقاضی در خواست نامه پذیرش نتواند برخورداری از یک مهارت خاص خود را با مدرک به اثبات برساند ارائه‌ی توصیه نامه از طرف یک استاد توانایی‌ها و مهارت وی را به کمیته‌ی پذیرش دانشگاه ابلاغ می‌کند.
با توجه به اهمیت قضیه انتخاب فرد مناسب جهت نگارش توصیه نامه امری مهم و حیاتی به شمار می‌رود. در این شرایط لیستی از افراد و اساتیدی که در زمینه‌ی مورد نظر متخصص‌اند تهیه و با آنان مکاتبه و درخواست خود را مطرح نمایید. فرد مورد نظر باید از وقت و حوصله کافی برخوردار و از مهارت‌ها و توانایی‌های شما آگاه باشد، بنابراین بهتر است از اساتیدی که با آنان در ارتباط بوده‌اید و با شما رابطه خوبی دارند کمک بگیرید. به منظور تحت تأثیر قرار دادن کمیته ی پذیرش از اساتیدی کمک بگیرید که دقیقاً در همان رشته‌ی مورد نظر متخصص باشند. فردی که پژوهش شما را سرپرستی می‌کند، به عنوان مثال استاد راهنمای فعلی یا پیشین خود، اساتید تدریس یکی از دروس خود که با شما ارتباط خوبی دارد و یا رئیس و معاون دانشکده گزینه‌های خوبی برای این منظور به شمار می‌روند. یادتان باشد فردی که شما را در حدی نمی‌شناسد که سوابق دانشگاهی و کاری‌تان را تأیید کند یا فردی که نتواند توصیه نامه‌ی مطلوبی برای‌تان بنویسد هیچگاه گزینه‌ی مناسبی برای این کار نخواهد بود.
در ادامه به بیان اصول و نحوه‌ی نگارش یک توصیه نامه‌ی خوب خواهیم پرداخت، با ما همراه باشید.

قبل از هر چیز باید مشخص کنید نامه را خطاب به چه کسی نوشته‌اید، بنابراین لازم است اطلاعات مربوط به دانشگاه مورد نظر را در ابتدا وارد نمایید، در صورتی که دانشجوی شما این توصیه نامه را برای دانشگاه یا هر موسسه‌ای می‌خواهد بهتر است از عبارت « To Whom It May Concern »  در ابتدای توصیه نامه استفاده کنید.

در پاراگراف اول به معرفی خود و بیان حرفه و تخصص و رابطه‌ی خود با دانشجوی مورد نظر بپردازید. شناخت خود از دانشجوی مورد نظر در طول مدت زمان تحصیل را بگویید و با ذکر موقعیت و دوره‌ای که دانشجو برای آن اقدام کرده است دلیل خود به ترغیب به نگارش این توصیه نامه را عنوان کنید.

در این بخش توانایی‌ها، مهارت‌ها و قابلیت‌های دانشجو را عنوان و با اطلاعاتی که دانشجو در اختیار شما قرار داده است در رابطه با جوایز، تقدیرنامه‌ها، فعالیت‌ها و دستاوردها و نمرات چشمگیر آن توضیح دهید تا توانایی‌های علمی وی نزد افرادی که در حال گزینش هستند ثابت شود. چگونگی پیشرفت دانشجو در کلاس‌های درس و یا موفقیت‌های او در پروژه‌های بزرگ را بیان کنید تا تلاش دانشجو در جهت رسیدن به اهداف و رشد تحصیلی‌اش را نشان دهد.

اتفاقاتی که در طول تحصیل دانشجو شما را تحت تأثیر خود قرار داده است را نقل و ویژگی‌ها و مهارت‌های وی را به صورتی برجسته عنوان کنید. این کار به دانشگاه جهت آشنایی با جزئیات بیشتری از شخصیت، انگیزه و توانایی‌های دانشجو کمک می‌کند. وضعیت و اقدامات وی در جهت موفقیت‌های تحصیلی و نتایج بدست آمده را شرح  دهید. با ارائه‌ی یک هدف و یک نتیجه می‌توانید توانایی دانشجو در انتخاب هدف و رسیدن به آن را برای هیئت داوری مشخص کنید.

در این بخش از توصیه نامه نویسنده باید به وضوح از دانشگاه بخواهد براساس موارد عنوان شده متقاضی را بپذیرد. در واقع در اینجا نویسنده درخواست خود را شفاف بیان می‌کند و به صورت کوتاه توضیح می‌دهد که چرا این دانشجو برای پذیرش گزینه‌ای مناسب است. در انتها راه‌های ارتباطی برای اطلاعات بیشتر با خود را در اختیار مسئولین مربوطه قرار دهید.

توصیه نامه با عناوین رسمی و مودبانه نظیر « با احترام » به پایان می‌رسد. در پایین این عبارت بهتر است نام و نام خانوادگی خود را نوشته و آن را امضا کنید.

ارسال توصیه نامه به صورت کلی به سه روش امکان پذیر می‌باشد:
 ـ ارسال آنلاین که نویسنده با ورود به سایت دانشگاه مورد نظر متقاضی در بخش ثبت توصیه نامه آن را نوشته و ثبت می‌نماید.
ـ برخی دانشگاه‌ها در سایت خود امکان نگارش و ثبت توصیه نامه را نداشته و توصیه کننده باید توصیه نامه را تایپ و از طریق ایمیل برای دفتر پذیرش دانشگاه ارسال کند.
ـ راه دیگر اینکه توصیه کننده پس از نگارش توصیه نامه آن را به صورت مهر و موم شده به متقاضی تحویل داده و متقاضی آن را به آدرس پستی دانشگاه ارسال کند.

ـ در بیشتر موارد دانشجو امکان خواندن متن توصیه نامه را نخواهد داشت.
ـ توصیه نامه تحصیلی توسط استاد، رئیس یا هر فرد دیگری مستقیماً به دریافت کننده ارسال می‌شود.
ـ لحن توصیه نامه نباید بیش از حد خشک و رسمی باشد، بهتر است متنی روان، قابل فهم و مودبانه بنویسید.
ـ بهتر است که استاد انتخابی برای نگارش توصیه نامه در رشته‌ی مورد نظر که قصد اپلای در آن را دارید متخصص باشد.  
ـ توصیه نامه نهایی خود را توسط افرادی که می‌شناسید و با شما آشنا هستند اصلاح نمایید، در اغلب موارد در این گونه نامه‌ها املا و دستور زبان مشخصی رایج است، درنتیجه حتماً در این زمینه با افراد متخصص مشورت کنید.
ـ درج جایگاه سازمانی فرد توصیه کننده، میزان آشنایی با دانشجو ، آدرس و شماره تماس و اطلاعات مربوط به پست الکترونیک وی بسیار مهم است و لازم است توصیه نامه از لوگو و مهر سازمانی برخوردار باشد. در صورت پست توصیه نامه بهتر است فرد توصیه کننده روی در پاکت توصیه نامه را امضا کند.