چگونه یک کنفرانس خوب ارائه دهیم؟

مجله موفقیت ایلیاد - کنفرانس Conference کلمه‌ای انگلیسی به معنای مشاوره، گفتگو، مذاکره و تبادل نظر است. در اصطلاح به جلسه‌ای اطلاق می‌شود که در آن پژوهشگران به ارائه‌ی دستاوردها و نتیجه‌ی مطالعات خود درباره‌ی یک موضوع مشخص می‌پردازند. در انتهای هر سخنرانی کنفرانس‌دهنده به پرسش‌های مطرح شده پاسخ می‌دهد. به این ترتیب یک جلسه‌ی بحث و گفتگو و تبادل نظر شکل می‌گیرد.

گاه لغت کنفرانس، سمینار seminar و کنگره conqress را در ذهن تداعی می‌کند، گرچه بین این سه اصطلاح وجوه مشترکی نیز وجود دارد اما در واقع تفاوت‌هایی هم میان آن‌ها وجود دارد. سمینار عمدتاً به جلسات بحث و گفتگوی دانش‌آموزی گفته می‌شود که در طی آن موضوعی به بحث گذاشته می‌شود. کنفرانس ممکن است دانش‌آموزی یا غیر دانش‌آموزی برای مثال سیاسی باشد. اما کنگره به مجمع گسترده‌ای اطلاق می‌شود که در آن اندیشمندان و دانشمندان خبره در موضوعی خاص به تبادل اطلاعات و ارائه‌ی اندیشه در موضوعی خاص می‌پردازند. در این مقاله از کنفرانس مفهوم گسترده‌ی آن نیست بلکه همان مفهوم مدنظر دانش‌آموزی آن است که موضوعی خاص در محیطی دانش‌آموزی ارائه می‌شود و به بحث و تبادل نظر منتهی می‌شود.

در این قسمت لازم است مطالب و محتوای موردنظر که طبیعتاً در زمینه‌ی تخصصی شماست را آماده کنید. اما تنها آماده‌کردن مطالب کافی نیست. نکته‌ی مهم‌تر چگونگی ارائه‌ی مطالب هست. آنچه باید بدانید این است که مطالب باید دارای سه ساختار از پیش تعیین شده شامل شروع، بدنه و پایان باشد. یک شروع مناسب و درست کار شما را در ادامه راحت‌تر می‌کند در حالی که یک شروع نامناسب شما را در ادامه‌ی کنفرانس دچار بحران می‌کند.

این قسمت به کلام و نحوه‌ی بیان شما مربوط است. ریتم کلام شما در انتقال مفاهیم بسیار موثر است. صحبت کردن با صدای آهسته برای شنوندگان مفهوم نخواهد بود و بلند صحبت کردن غیر متفاوت نیز چندان جالب نیست. نکته مهم دیگر این‌که واضح صحبت کنید، برای این کار دهان خود را به درستی باز و بسته کنید تا به اصطلاح تو دماغی صحبت نکنید.

یکی از نکاتی که به شما در ارائه‌ی بهتر یک کنفرانس کمک فراوانی می‌کند استفاده از ابزارهای صوتی است. استفاده از پاورپوینت ایده‌ی خوبی است اما نکته‌ای که اغلب اوقات مورد فراموشی قرار می‌گیرد قرار ندادن فضای خالی اطراف اسلایدهاست، زیرا در عمل وقتی بر روی صفحه ویدئو پروژکتور به نمایش در می‌آید به خاطر برخی مسائل در اکثر مواقع بیشتر نوشته‌ها از کادر خارج و روی دیوار قرار می‌گیرند.

برای ارائه‌ی یک کنفرانس خوب خودتان را درجایگاه استاد تصور کنید و تمام سوالاتی را که احتمال می‌دهید از شما بپرسند را بررسی کنید و برای آن‌ها جواب‌های قابل قبولی بیابید. در این شرایط اگر بعداً در حین ارائه‌ی کنفرانس با همچین موقعیتی روبرو شدید با آرامش و تسلط می‌توانید از خودتان دفاع و استاد را شگفت‌زده کنید.

بهتر است از اسلایدها و مطالبی که جهت ارائه آماده کرده‌اید پرینت بگیرید و به همراه داشته باشید تا اگر اتفاق غیرقابل پیش‌بینی رخ داد بتوانید به کار خود ادامه دهید و پیوستگی و انسجام مطالب و ریتم شما به هم نخورد.

اگر قرار است چندین نفر از دانشجویان در یک روز کنفرانس دهند سعی کنید اولین نفر شما نباشید. زیرا ارائه دادن در اول ساعت در حکم پیشمرگ شدن برای بقیه را دارد. زیرا در ابتدای ساعت همه با دقت به شما توجه می‌کنند، استاد با دقت گوش می‌کند و آماده ایراد گرفتن است. اما همین طور که زمان می‌گذرد از توجه و دقت اطرافیان و استرس محیط کم می‌شود و طبیعتاً شما نیز با دیدن کنفرانس بقیه و مشاهده‌ی برخورد استاد و سوالاتش و نحوه‌ی نمره دادنش با محیط بیشتر آشنا می‌شوید و تا حد زیادی از استرستان کم می‌شود.

یادتان باشد که برای ارائه‌ی کنفرانس زمان نامحدودی در اختیار ندارید. خیلی از اوقات به خصوص در جلسات دفاع استاد برای هدر دادن زمان از شما نمره کم می‌کند، بنابراین محاسبه شده عمل کنید. چندین بار کنفرانس را برای خود ارائه دهید و زمان بگیرید تا به مشکل کمبود زمان دچار نشوید. دو سه دقیقه‌ای را هم برای اتفاقات پیش بینی نشده در نظر بگیرید و یادتان باشد تعداد اسلایدها را متناسب با زمانی که در اختیار دارید در نظر بگیرید.

قبل از برگزاری کنفرانس به محل مورد نظر سری بزنید و امکاناتش را بررسی کنید و از سالم بودن وسایل مطمئن شوید. پروژکتور را چک کنید که به درستی تنظیم شده باشد. اگر کلاس یا سالن کنفرانس مجهز به کامپیوتر است اسلایدهایتان را در آن نمایش دهید تا از به هم نریختن فونت‌ها و اجرا شدن فیلم‌ها مطمئن شوید.

با مخاطبان خود ارتباط چشمی برقرارکنید. نگاه کردن به افرادی که با علاقه کنفرانس شما را دنبال می‌کنند به شما انرژی مضاعف می‌دهد و اعتماد‌بنفس شما را بالا می‌برد.

 

ارائه‌ی کنفرانس معمولاً موضوعی است که عموم دانشجویان و دانشجویان به هرترتیبی از انجام آن سر باز می زنند و کمتر تمایل به انجام آن را دارند، اما مسئله‌ی مهم اینجاست که ارائه‌ی کنفرانس فقط در جهت دریافت نمره از استاد نیست. ارائه‌ی یک کنفرانس در سالنی با تعداد زیادی جمعیت فواید بسیاری برای شما داشته باشد، طبیعتاً یکی از فواید ارائه‌های دانشجویی بحث نمره است که معمولاً اساتید بخشی از نمره‌ی درس را به نحوه‌ی ارائه‌ی کنفرانس اختصاص می‌دهند. اما این تنها فایده‌ی ارائه کنفرانس نیست. مسلط شدن به مهارت سخنرانی در جمع و گفتگو و تعامل و تبادل اطلاعات اعتماد‌‌بنفس شما را بالا می‌برد و کمک بسیاری در مصاحبه‌های شغلی در آینده به شما می‌کند. از طرفی جلب توجه استاد به دانش‌آموزان و مهارت و اعتماد‌بنفس شما فرصت‌های رشد بینظیری را برایتان رقم می‌زند.

 

یکی از اشتباهات متداول و رایجی که در اغلب ارائه‌های دانشجویی مشاهده می‌شود این است که دانشجویان کار خود را ابتدا با پاورپوینت شروع می‌کنند. موضوع مهم در ابتدا این است که شما بتوانید کاملاً به محتوایی که قصد ارائه‌ی آن را دارید مسلط شوید تا بتوانید این محتوا را به خوبی به دیگران منتقل کنید. مرحله‌ی بعد انتقال ایده‌های خود بر روی کاغذ است. اینکه چگونه و از کجا مطلب را شروع کنید، چگونه ادامه دهید و به پایان برسانید. کلمات مهم وکلیدی که قصد ارائه‌ی آن را دارید با  در نظر گرفتن شرایط درست و در جای خود با توجه به زمان در لا به لای کلمات خود منتقل کنید. هر اندازه برای آماده شدن وقت بیشتری بگذاریم احتمال بروز اشتباهات ما کمتر می‌شود. بنابراین از زمان هوشمندانه استفاده کنید و برای تمام آن‌چه که تصمیم به بیان آن را دارید از قبل فکر کنید.

 و نکته‌ی آخر اینکه از کنفرانس خود بازخورد بگیرید، می‌توانید نظر استاد یا دانشجویان را بپرسید یا برای اینکه کامل‌تر متوجه شوید می‌توانید در اواخر کلاس برای خلاصه و جمع‌بندی از دانشجویان چند سوال از محتوای ارائه‌ی خود بپرسید که البته این کار اعتماد‌بنفس شما را نیز نشان می‌دهد. قرار دادن گوشی در انتهای سالن به منظور فیلمبرداری از خود در حین ارائه یا ریکورد صدای خود با اجازه‌ی استاد این امکان را به شما می‌دهد که پس از پایان کنفرانس ارائه‌ی خود را ببینید و به نقاط ضعف و قدرت خود پی ببرید و هر بار ارائه‌ی قدرتمند‌تری داشته باشید.