چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

مجله موفقیت ایلیاد - یکی از با ارزش‌ترین داشته‌های هر فرد زمان است، بسیاری از ما در طول روز برای انجام فعالیت‌های روزانه دچار کمبود وقت می‌شویم و اینجاست که بحث مدیریت زمان اهمیت خود را نشان می‌دهد. مدیریت زمان یا time management یکی از دغدغه‌های امروز بسیاری از ماست، در واقع مدیریت زمان توانایی و مهارتی است که به ما کمک می‌کند که فعالیت‌های روزانه را به‌موقع و سر‌وقت انجام دهیم و به تمام برنامه‌های روزانه خود بدون اینکه دچار کمبود زمان شویم برسیم، مدیریت زمان به معنی ساده‌سازی چگونگی انجام فعالیت‌های روزانه و نحوه انجام سریع کارها بدون استرس است.

مسلماً ما نیز همان مقدار زمانی را در اختیار داریم که افراد موفقی نظیر البرت انیشتین یا دکتر میرزا خانی و... در اختیار داشتند، تفاوت در روش مدیریت زمان است که باعث می‌شود بازدهی و کارایی بالا یا پایینی در طول روز داشته باشیم. قبل از اینکه به بررسی بهترین شیوه‌های مدیریت زمان بپردازیم رایج‌ترین علل کمبود زمان را مرور می‌کنیم.

رویا‌پردازی و هدف‌گذاری‌های غیر‌اصولی و غیر‌واقعی یکی از دلایلی است که باعث می‌شود حس کنیم به کمبود زمان دچاریم، وقتی می‌خواهیم در حوزه‌های علمی، هنری، فرهنگی و غیره بسیار تاثیر‌گذار و ماندگار باشیم و فراتر از توان‌مان ظاهر شویم اولین چیزی که بدان می‌اندیشیم کمبود زمان است خصوصاً وقتی که به سن و سال خود فکر می‌کنیم و احساس می‌کنیم زمان زیادی را تاکنون از دست داده‌ایم.

علت دیگری که گاهاً ما را  دچار کمبود وقت می‌کند عدم توانایی‌مان در اولویت‌بندی فعالیت‌ها در طول روز است، گاهی اوقات وقتی به بررسی اهداف روزانه و حجم فعالیت‌ها می‌پردازیم احساس می‌کنیم همه آنها در یک اولویت قرار دارند مثلاً یک دانشجو، هم باید بتواند امتحانات پایان ترم را با موفقیت به پایان برساند و قسمتی از وقت خود را صرف درس خواندن کند، هم به ادامه تحصیل و شرکت در آزمون کنکور می‌اندیشد و باید بخشی از زمان خود را برای این منظور لحاظ کند و هم اینکه باید کار کند تا بتواند از پس هزینه‌ها و مخارج زندگی بر‌آید اینجاست که اهمیت مدیریت زمان بیش‌ از‌ پیش آشکار می‌شود.

اولویت‌بندی مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش‌برانگیز است، به همین دلیل گاهی تصمیم می‌گیریم  ظرفیت و توانمندی خود را افزایش دهیم به دلیل اینکه از کنار گذاشتن برخی از گزینه‌ها می‌ترسیم، در واقع دچار فوبیای تصمیم‌گیری هستیم. باید بتوانیم فعالیت‌های ضروری و غیر‌ضروری را از هم تفکیک کنیم و به ترتیب اولویت در برنامه کاری خود قرار دهیم تا دچار کمبود وقت نشویم.

ضعف در تفویض اختیار، بدین شکل که گاه کمبود زمان به این دلیل است که می‌خواهیم  خودمان تمام کار‌ها را انجام دهیم و از واگذاری کار‌ها به دیگران می‌پرهیزیم زیرا معتقدیم خودمان بهتر از پس آن برمی‌آییم، بعنوان مثال از همکار خود درخواست می‌کنید که متنی را برای شما تایپ کند و سپس می‌بینید وقتی را که برای غلط‌‌ گیری و رفع اشکالات متن کرده‌اید بیشتر از زمانی می‌شود که متن توسط همکار‌تان تایپ شده است، بنابراین فکر می‌کنید بهترین شیوه‌ی مدیریت زمان همین است که شما فکر کنید که بهترین شیوه صرفه‌جویی در زمان این است که کار‌ها را خودتان انجام دهید اما این درواقع عدم توانایی و ضعف خود ما در واگذاری نادرست و غیر‌حرفه‌ای امور به دیگران است و آموزش تکنیک‌های مدیریت زمان در این مواقع به ما کمک فراوانی می‌کند.

کمال‌گرایی یکی دیگر از عواملی است که اهمیت فراگیری مدیریت زمان را نشان می‌دهد، کمال‌طلب‌ها یاperfectionist ها افرادی هستند که استاندارد کاری برایشان صد از صد است و به کمتر از آن قانع نیستند، این افراد وقت بیشتری را صرف انجام یک کار نسبت به دیگران می‌کنند، زیرا می‌خواهند کار خود را به بهترین شیوه انجام دهند، مثلاً یک سمینار مختصر داخل سازمان به اندازه یک مراسم عروسی از آنان وقت می‌گیرد، زیرا باید تمام جزییات بررسی و به دقت مورد توجه قرار گیرد. بنابراین با آشنایی با مدیریت زمان می‌توانیم کار‌ها را در همان سطحی از استاندارد که مد نظر‌مان است انجام دهیم .

اهمال‌کاری و به تعویق انداختن امور می‌تواند علت دیگر کمبود زمان باشد، گاهی مشکل ما کمبود وقت و زمان نیست بلکه عقب انداختن کار‌هاست، مثلاً به جای اینکه وقت خود را صرف انجام پروژه درسی کند این کار را به تعویق می‌اندازد و ترجیح می‌دهد کاری را که بعداً هم می‌توان انجام داد را اکنون انجام دهد، مثلاً لباس خود را به خشکشویی ببرد کاری که ضرورت چندانی ندارد و به همین ترتیب و به بهانه‌های مختلف انجام پروژه درسی را به تعویق می‌اندازد تا نهایتاً به زمانی می‌رسد که می‌بیند وقت زیادی برای انجام این کار ندارد و تازه متوجه می‌شود که چقدر از وقت خود را بیهوده سپری کرده است.

حال که با برخی از علل کمبود وقت آشنا شدیم به بررسی تکنیک‌های مدیریت زمان می‌پردازیم، شیوه‌هایی که می‌توانند به ما کمک کنند که بتوانیم از زمان خود بهترین و بیشترین استفاده را بکنیم.

اولین اقدام در مدیریت زمان تفکیک کردن فعالیت‌های ضروری و غیر‌ضروری است. هر روز دو یا سه کاری را که اهمیت بیشتری دارند و به نظر خودتان انجامشان ضروری است را در اولویت قرار دهید و اول به این امور بپردازید، بدین ترتیب روز خود را مفید سپری کرده اید و می‌توانید از بقیه روز خود برای انجام کار‌هایی که ضرورت کمتری دارند استفاده کنید ، یک نکته مهم دیگر این است که بدانیم هر چیزی که از رسیدن به هدف اصلی جلوگیری می‌کند می‌تواند غیر‌ضروری باشد، مثلاً اگر قرار است ایمیل‌های خود را چک کنید به صرف زمان یک ساعت در فیسبوک نیازی نیست، جدا کردن فعالیت‌های غیر‌ضروری، زندگی و اهداف روزانه را سازنده‌تر و ثمر‌بخش‌تر می‌کند.

قبل از انجام هر کاری ایده‌پردازی و فکر کردن به نحوه‌ی انجام آن کار نقش موثری در استفاده بهینه از زمان ما دارد، وقتی درباره فعالیت‌های روز بعد فکر می‌کنیم آماده‌تر و با ذهن باز‌تر به محل کار می‌رویم. اختصاص زمانی که در ترافیک یا مشغول رانندگی هستیم یا شب هنگام خواب برای فکر کردن به کار و ایده‌پردازی در مورد آن کمک می‌کند تا کار‌هایمان را درست انجام دهیم.

یک روش دیگر برای موفقیت در مدیریت زمان توانایی نه گفتن است، نیازی نیست به تمام درخواست‌ها پاسخ مثبت دهید و بدلیل رودربایستی خود را در شرایطی قرار دهید که از عهده آن بر نمی‌آیید، باید بتوانید در صورت امکان برخی از امور را به تعویق بیاندازید و حتی به برخی از فرصت‌ها جواب منفی دهید و فقط تعهداتی را بپذیرید که می‌توانید در زمان مناسب از عهده انجام آن بر‌آیید.

در حین انجام کار تمام حواس خود را معطوف به کار‌تان کنید، موبایل، تبلت یا هر نوع وسیله‌ای را که حواس شما را از انجام کار‌تان پرت می‌کند کنار بگذارید و فقط برروی کار‌تان تمرکز کنید. حتماً در طول شبانه‌روز هفت تا هشت ساعت بخوابید زیرا کم‌خوابی سبب پایین آمدن بهره‌وری می‌شود و تمرکز شما را کاهش می‌دهد و کیفیت زندگی فرد را تحت تاثیر قرار می‌دهد. امور مهم و ضروری خود را به تعویق نیاندازید، همیشه در ذهنمان برای کار‌های عقب‌افتاده برنامه‌ریزی می‌کنیم ولی کمتر پیش می آید که به آن عمل کنیم مثل همان جمله معروف از شنبه فلان کار را انجام خواهم داد، بنابراین تلاش کنید امور معوقه را هر چه سریعتر انجام دهید و آنها را به تعویق نیاندازید که درآینده دچار کمبود زمان برای انجام همین امور نشوید.

گاه به دلیل توجه بیش از حد به جزییات مدت زمان انجام یک کار خیلی طولانی می‌شود کمال‌گرایی در عین حالی که مزایایی دارد سبب تاخیر فعالیت‌ها نیز می‌شود، در این شرایط بهتر است ابتدا به مسائل اصلی و کلیات کار بپردازیم، سپس وارد جزییات کار و دقت در ویژگی‌ها و بهبود مشکلات جزیی شویم. صرف وقت زیاد برای تماشای فیلم و تلویزیون یا جستجو در شبکه های مجازی و مرور پیام‌های توییتر وقت بسیار زیادی را از ما می‌گیرد  و موجب افت شدید کارایی فرد می‌شود.

برای کاری که انجام می‌دهید محدودیت زمانی قائل شوید، مثلاً بگویید فلان کار را در دو ساعت انجام می‌دهم بدین ترتیب تمرکز بیشتری بر روی کار پیدا می‌کنید و کارایی و بازدهی کارتان بالاتر می‌رود. بین فعالیت‌های مختلف‌تان در طول روز بازه‌ای را برای استراحت و تجدید‌قوا در نظر بگیرید، زیرا اگر به محض تمام شدن یک کار به سراغ کار بعدی برویم احتمال اینکه بتوانیم به‌خوبی از پس آن برآییم کم می‌شود، بنابراین بهتر است اجازه دهیم مغز کمی استراحت کند. پیاده روی، مدیتیشن و ... در این بازه‌های زمانی کمک‌کننده است .

همه ما در طول روز زمان‌های تلف شده زیادی داریم مثلاً اتاق انتظار پزشکان، ماندن در ترافیک، انتظار در سالن پرواز و ... در این مواقع می‌توان از این زمان‌های به اصطلاح مرده استفاده کنیم مثلاً باقیمانده کتاب مورد علاقه خود را بخوانیم یا مکاتبات کاری خود را انجام دهیم به چک کردن ایمیل ها بپردازیم و ... بدین ترتیب از وقتمان کمال استفاده را کرده‌ایم.

و درنهایت اینکه مهمترین هدف از کار و فعالیت و در حالت کلی زندگی، لذت بردن از تک تک لحظات است، گاه مشغله‌های کاری بقدری ما را درگیر خود کرده است که فراموش کرده‌ایم از زندگی لذت ببریم، هدفمان از انجام کار‌ها این است که هر چه زودتر تمام شوند و به لذت بردن از کار فکر نمی‌کنیم، چیزی که مهم است این است که با خود بیاندیشید که چگونه از انجام فعالیت‌ها لذت خواهید برد، چنین تفکری باعث میشود در مسیر زندگی خود لذت بیشتری ببرید، مهم است که بتوانیم در کنار همه مسئولیت‌ها و تعهدات کاری فارغ از پیچیدگی‌هایشان با خوشحالی زندگی کنیم. رعایت نکات فوق تأثیر شگفت‌انگیزی بر کیفیت زندگی شخصی و کاری ما خواهد داشت.