چگونه برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشیم؟
برنامه‌ریزی، یک فرایند مستمر است که در صدد رسیدن به اهداف مشخصی است که لازمه‌ی صورت گرفتنش آگاهی داشتن از فرصت‌های پیش رو و تهدید‌هایی است که ممکن است وجود داشته باشند
مجله موفقیت ایلیاد - یکی از مهمترین کارهایی که به ما در رسیدن به اهدافمان کمک می‌کند و در این رابطه نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند برنامه‌ریزی است. اگر بخواهیم به صورت کلی از فواید برنامه‌ریزی صحبت کنیم می‌توان به صرفه‌جویی در انرژی، زمان و هزینه‌ها اشاره کرد. برنامه‌ریزی مسیر پیش رو را برایمان روشن می‌سازد و با ایجاد یک نظم در مسیر زندگی تصمیم‌گیری را راحت‌تر می‌کند و از سردرگمی و ابهام جلوگیری می‌نماید. یکی دیگر از ویژ‌‌‌‌‌‌‌‌‌گی‌های برنامه‌ریزی افزایش اعتماد‌به‌نفس و بالا رفتن سطح عملکرد فرد است، اینکه بدانیم دقیقا قرار است چه کارهایی را انجام دهیم و اینکه بدانیم در راستای رسیدن به اهداف مورد نظر قرار گرفته‌ایم احساس خوبی را در ما ایجاد می‌کند.
بنابراین مهمترین مزایای برنامه‌ریزی بصورت خلاصه شامل موارد زیر می باشد:
-مدیریت در زمان
-ایجاد نظم و ترتیب در روند زندگی
-شناسایی فرصت‌ها
- ایجاد یک سازماندهی مناسب در ذهن فرد
-استفاده بهینه و صحیح از تمامی منابع و امکانات در دسترس
-پیدا کردن شناختی بهتر از نقاط قوت و ضعف خود
-ایجاد نظم و ترتیب در روند زندگی
-شناسایی فرصت‌ها
- ایجاد یک سازماندهی مناسب در ذهن فرد
-استفاده بهینه و صحیح از تمامی منابع و امکانات در دسترس
-پیدا کردن شناختی بهتر از نقاط قوت و ضعف خود
در ادامه به مفهوم برنامه‌ریزی و اینکه چگونه یک برنامه‌ریزی مناسب داشته باشیم می‌پردازیم.
لغت برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی از دیدگاه متخصصین مختلف دارای تعاریف متفاوتی است که می‌شود به دو تعریف کوتاه و کامل مانند اندیشیدن از پیش و یا فرایند تفکر قبل از عمل اشاره کرد. برنامه‌ریزی عبارت است از فرایند تفکر که اولین و مهمترین فعالیتی است که طی این فرایند می‌توانیم با انجام کارهای لازم به اهداف مطلوبمان دست پیدا کنیم که بسته به نوع فعالیت‌ها و اهداف مدنظرمان می‌تواند به صورت کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت باشد.
در واقع برنامه‌ریزی، یک فرایند مستمر است که در صدد رسیدن به اهداف مشخصی است که لازمه‌ی صورت گرفتنش آگاهی داشتن از فرصت‌های پیش رو و تهدید‌هایی است که ممکن است وجود داشته باشند و همچنین مستلزم پیش‌بینی کردن شیوه‌های مناسبی برای مواجهه با این تهدیدها است. تحقق یافتن اهداف در داخل سازمان‌های بزرگ مستلزم برنامه ریزی است، بنابراین برنامه‌ریزی در همه‌ی سازمان ها از نقش بسیار مهمی برخوردار است و از آنجایی که تصمیم‌گیری از وظایف بسیار مهم مدیران در داخل سازمان هاست و مبنای برنامه ریزی قرار دارد لازم است که برنامه مناسبی برای انجام این تصمیمات و همچنین محقق شدن اهداف سازمان‌ها صورت بگیرد که البته این کار توسط متخصصینی که در این امر فعالیت دارند صورت می گیرد.
همینطور از آنجایی که نگرش برنامه‌ریزی رو به آینده است می‌تواند تأثیر بسزایی در شناخت و جلوگیری از اشتباهاتی که در مسیر رسیدن به اهدافمان وجود دارد داشته باشه و همچنین پیش بینی مسیر رسیدن به آن‌ها را تا حدودی برایمان قابل تصور می کند.
تا اینجا سعی کردیم که یک تعریف دقیق و کامل از واژه برنامه‌ریزی برای آشنایی کامل شما داشته باشیم اما اکنون لازم است که از لزوم برنامه‌ریزی در زندگی شخصی افراد هم صحبت کنیم. برنامه ریزی علاوه بر سازمان‌ها در زندگی شخصی افراد هم از اهمیت بسیار بالایی برخورداراست و به وسیله آن می‌شود به اهداف مورد نظری که افراد در زندگی خودشان دارند دست پیدا کرد. به طور کلی داشتن برنامه‌ریزی در زندگی سبب می‌شود که بتوانیم از زمان خود به بهترین وجه ممکن بهره‌مند شویم.
البته که داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب و برقراری یک تعادل در میان وجوه مختلف زندگی روزمره کاری نسبتاً دشوار و چالش‌برانگیز است، اما به خاطر داشته باشید که غیر‌ممکن نیست. هدف از برنامه‌ریزی در زندگی شخصی ایجاد اولویت‌بندی و تعادل بین وظایف گوناگون زندگی روزمره است که برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت و در نهایت محقق شدن اهداف بلند‌مدت زندگی هر فرد لازم است.
در ادامه به این مبحث می‌پردازیم که چگونه یک برنامه‌ریزی خوب داشته باشیم.
در مرحله‌ی اول مشخص کردن اهدافی که در نظر گرفته‌ایم از اهمیت بسیاری برخوردار است زیرا وقتی اهداف مشخصی وجود نداشته باشد پس برنامه‌ریزی هم مفهومی نخواهد داشت. پس ابتدا اهدافی را که قرار است طی یک برنامه مشخص به نتیجه‌ای ختم شوند را برای خودمان مشخص می‌کنیم.
در مرحله‌ی بعدی و قبل از انجام هر‌گونه برنامه‌ریزی توجه داشتن به این نکته که کارهای روزانه و زمان برای ما در طول یک شبانه روز چگونه سپری می شود از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا زمان‌هایی را که ما در محل کار، دانشگاه یا مدرسه هستیم از قبل برنامه‌ریزی شده اند و ما نمی‌توانیم در این زمان‌ها برنامه‌ی دیگری داشته باشیم و باید برای بقیه‌ی ساعات شبانه روزمان برنامه ریزی موثری داشته باشیم. مثلاً می توانیم چند روزی را به مرور و یادداشت کردن اینکه وقت‌مان در طول شبانه‌روز چگونه سپری می‌شود و برای هر کاری چقدر زمان می‌گذاریم و همچنین در طول یک هفته روز‌ها به چه کارهایی مشغول هستیم و وقت آزادمان چگونه سپری می شود توجه کنیم.
تا حد ممکن تلاش کنید که از اتلاف زمان برای انجام کارهای غیر‌ضروری جلوگیری کنید و یا حتی می‌توانید انجام این قبیل کار‌ها را در زمان‌های دیگری که وقت کمتری را از شما می‌گیرد موکول کرد. برای مثال در ساعاتی که ترافیک کمتری در خیابان‌ها وجود دارد به خیابان برویم و یا در ساعاتی که ادارات خلوتت‌تر هستند کارهای اداری خود را انجام دهیم. همچنین ما باید عادات خود رو که تأثیر زیادی در زندگیمان دارند بشناسیم که دارای چه نقشی در زندگی ما و در مسیر رسیدن به اهدافمان هستند و در صورتی که مانعی برای رسیدن به این اهداف وجود داشته باشه باید برای از بین بردن آنان تلاش کنیم.
داشتن برنامه روزمره به صورت مکتوب و یادداشت کردن تمامی فعالیت‌هایی که قرار است در طول روز انجام دهیم از شب قبل می‌تواند یکی از بهترین روش‌ها برای نظم بخشیدن به زندگی روزمره هر فرد باشد. می‌توانیم این کار‌ها را در دفترچه کوچکی که قابل حمل هم باشد نوشت. تمام کارهایی که قرار است انجام دهید را یادداشت کنید حتی کارهایی که بنظر‌تان کم اهمیت هستند نیز باید حتماً در برنامه‌ریزی روزانه شما یادداشت شود همچنین بهتر است که زیر کارهای مهم خط کشیده شود و یا از رنگ‌های مختلفی برای مشخص بودن کارهایی که قرار است انجام دهید استفاده کنید تا به این صورت با یک نگاه متوجه نوع برنامه خودتان در طول روز شوید. همچنین در پایان شب با بررسی برنامه روزانه مشخص می‌کنید که چه کارهایی را در طول روز انجام داده اید و چه کارهایی را خیر. این کار به مرور باعث می شود که تعهد بیشتری نسبت به انجام برنامه نوشته شده توسط خودتان داشته باشید.
بهتر است که برای دستیابی به اهداف مورد نظر‌تان عادات لازم در جهت رسیدن به آن‌ها را در خودتان ایجاد کنید و برای به وجود آوردن آن‌ها باید هر روز قسمتی هر چند کوتاه هم که شده از زمان خودتان را برای انجام دادن این عادات به صورتیکه در شما نهادینه شود اختصاص دهید. ممکن است ابتدا برای اجرای برنامه‌ریزی نوشته شده خودتان با مشکل مواجه شوید، می‌توانید هر چند روز یکبار برنامه خودتان رو بررسی کنید و در صورت لزوم تغییراتی را در آن‌ها ایجاد کنید تا به یک برنامه مناسب برسید. البته لازم است که برنامه‌ی شما یک برنامه انعطاف‌پذیر باشد تا در صورت نیاز بتوانید تغییرات کوچکی را به سرعت در آن به وجود آورده و تداخلی با سایر کارهای مشخص شده در برنامه‌تان به وجود نیاورد.
لازم به ذکراست که یک برنامه موفق و کامل برنامه‌ای است که به صورت کامل تمام وجوه زندگی از جمله ساعاتی از روز را که باید به خودتان اختصاص دهید را هم شامل شود پس قطعاً باید ساعاتی از برنامه خودتان را برای انجام کارهایی که مورد علاقه شماست مشخص کنید و زمان مشخصی از روز را برای خودتان اختصاص دهید تا بتوانید همیشه به انجام برنامه‌ریزی خود متعهد باشید و کسالت‌آور و خسته‌کننده نشود.
و در آخر شاید داشتن برنامه ریزی و انجامش در ابتدا کمی سخت به نظر بیاد و یا به نظر بی اهمیت باشد و بخواهید برنامه روزانه را به ذهن بسپارید اما قطعاً پس از مدت کوتاهی متوجه اهمیت این کار خواهید شد و همیشه بخاطر داشته باشید که انسان‌های موفق با استفاده از یک برنامه‌ریزی دقیق و منظم می دانند که قرار است چه کاری را چگونه انجام دهند و برای همیشه از یک نظم خاص برخوردارند و قطعاً موفقیت افراد موفق در گرو یک برنامه‌ریزی صحیح است.